PRODUCTIVIDAD Y ORGANIZACIÓN PERSONAL

Productividad y organización personal van de la mano, es muy difícil mejorar nuestra gestión del tiempo y nuestra productividad si no tenemos una buena organización personal en nuestro día a día.

Muchas veces, requiere menos tiempo prevenir la pérdida de tiempo que intentar salir de las situaciones de crisis que dichas pérdidas de tiempo producen. Así pues, emplear un poco de tiempo en la realización de una rutina diaria te va a compensar con muchos más minutos o incluso más horas en el futuro.

Ten en cuenta las siguientes medidas con el fin de aumentar tu productividad:

• Mantén ordenada y limpia tu zona de trabajo.

Si mantienes tu mesa de trabajo repleta de cosas es probable que puedas sentirte desbordado antes de comenzar cualquier tarea y difícil que puedas encontrar de forma rápida aquello que puedas necesitar.

• Aprende a decir «no».

Cuando las personas te piden ayuda quizá tiendas a sentirte comprometido por ayudarlas y así sentirte más valorado, sin embargo eso puede dar como resultado mucho tiempo perdido a lo largo del día. Si dedicas mucho tiempo a estas actividades es difícil que puedas dedicar tiempo a actividades que te permitan avanzar en tus metas.

• ¡Escucha!

Aprende a escuchar de forma más inteligente. Escucha más allá de las palabras, pon atención al tono de voz, al mensaje que te estén enviando las expresiones de la cara y al lenguaje corporal, verás la mucha información que puedes obtener.

• Ponlo por escrito.

Tu cerebro es una herramienta poderosa y creativa a la hora de planificar y de pensar. Cuando intentas llenar tu cerebro con todo tipo de información (citas, llamadas telefónicas, envío de mails, etc.) estás desconectando tu poder de atención y concentración.

• Utiliza tu tiempo de espera de forma productiva.

Es habitual que muchas veces nos toque esperar casi en cualquier ámbito de nuestra vida. Utiliza dicho tiempo para anotar ideas, repasar la agenda o leer cualquier artículo que tengas pendiente. También puedes utilizar tu tiempo de desplazamiento en coche para escuchar algunos podcast que te puedan ser útiles.

• Lleva contigo un archivo de ideas.

Anota tus ideas en el medio que más te guste y puedas utilizar de forma práctica. Una simple lista en tu smartphone puede ser muy eficaz. Hacerlo te ahorra tiempo, te permitirá recoger ideas interesantes que de otra forma podrían olvidársete y además dejas a tu cerebro descansar de estar pendiente de recordarlas.

• Agrupa tareas similares.

Agrupa bloques de tiempo para hacer llamadas, realizar visitas, tener entrevistas, trabajar sobre diferentes proyectos, etc. Agrupa todos los asuntos que necesites tratar con una persona bien sea a nivel online o de forma presencial con el fin de poder tratar todos los asuntos con esa persona en un mismo momento.

• Establece límites de tiempo.

La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo que puede ayudar a que tu productividad sea mayor. La técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de los 80, y es un sistema que busca mejorar la administración del tiempo a través de su división en fragmentos. En concreto, el método divide el tiempo en periodos de 25 minutos denominados pomodoros separados por pausas dedicadas al descanso. La idea sobre la que se fundamenta la técnica es que las pausas frecuentes serían capaces de mejorar la agilidad mental. Aplicada al trabajo, la técnica podría contribuir a una mejora en la productividad. Otro objetivo fundamental del método reside en su capacidad para disminuir las interrupciones.

• Trabaja en equipo.

Nada aporta mayor creatividad, mayor número de posibilidades de resolver un problema y mayores recompensas personales y profesionales que trabajar en equipo. Trabaja en equipo cuando veas que lo necesitas y que lo que vas a ofrecer a tus clientes puede aportar mayor valor involucrando a otros profesionales.

• Intenta hacerlo bien desde el principio.

Si desde un principio comienzas intentando hacer las cosas bien ahorrarás mucho tiempo. Una vez que hayas establecido un nivel de realización que te parezca adecuado, ahorrarás tiempo si te ajustas a él. De no ser así, deberás volver a empezar con el correspondiente uso de tiempo adicional requerido para deshacer los daños causados por una realización incorrecta.

• Actúa con determinación.

Una de las características de los ahorradores de tiempo es la capacidad de reacción ante determinadas situaciones. La determinación es un rasgo de la personalidad que te permite asumir una posición sólida de liderazgo, dar instrucciones y asumir responsabilidades.

La determinación se convierte en una agresión desagradable cuando se transforma en un desprecio hacia el tiempo de los demás, sin embargo si se utiliza adecuadamente, te permitirá mantenerte trabajando en tus asuntos de mayor prioridad que te permitirán alcanzar tus objetivos.

Como ves, la organización personal es fundamental para poder alcanzar lo que deseas, por lo que una vez que hayas decidido qué quieres conseguir en tu negocio y hayas determinado cuáles son las actividades que te van a permitir dirigirte hacia tus objetivos, te animo a que pongas en práctica todas estas ideas y pronto verás mejoras en tu productividad personal y en tus resultados.