LA MATRIZ DE EISENHOWER, ¿CÓMO APLICARLA?

La matriz de Eisenhower es una forma de organizar las tareas según su urgencia e importancia, para que puedas priorizar de manera efectiva tus tareas tanto en el ámbito de la empresa como fuera de ella.
Dwight D. Eisenhower, fue el 34º presidente de los Estados Unidos y General durante la Segunda Guerra Mundial (1939-1945), quien presentó la idea que más tarde se conocería como la matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower también se conoce como la matriz de gestión del tiempo, la caja de Eisenhower y la matriz urgente-importante. Esta herramienta te ayudará a dividir tus tareas en cuatro categorías: las tareas que realizarás primero, las tareas que programarás para más tarde, las tareas que delegarás y las tareas que eliminarás.

Cómo distinguir entre tareas urgentes e importantes

Urgente e importante pueden parecer palabras similares, sin embargo al analizarlas en términos del principio de Eisenhower la diferencia entre ambas es sustancial. Diferenciar entre lo urgente y lo importante dentro de la matriz de Eisenhower puede ayudarte a identificar en qué tareas debes enfocarte y qué tareas podrían ser abordadas más eficazmente por otros miembros del equipo, así como aquellas tareas que no sería necesario que realizaras debido a que no son ni importantes ni urgentes para conseguir tus objetivos.

Las tareas urgentes requieren tu atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse lo antes posible, y existen consecuencias claras si no finalizas esas tareas en un marco de tiempo específico. Estas son tareas que no puedes evitar, y cuanto más te demores en realizarlas, más agobio y estrés experimentarás.

Algunos ejemplos de tareas urgentes pueden incluir:

• Finalizar un proyecto con una fecha de entrega concreta.
• Encargarte de contestar una reclamación de un cliente.
• Reparar una máquina importante para la producción en tu empresa.

Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos a medio y largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen. Deberás planificar cuidadosamente estas tareas para que puedas usar tus recursos de manera eficiente.

Algunos ejemplos de tareas importantes pueden incluir:

• Planificar un proyecto a medio y largo plazo.
• Establecer contactos profesionales para generar una base de clientes.
• Tareas habituales de mantenimiento de máquinas que afectan a la producción.

Una vez que aprendas a distinguir entre las tareas urgentes e importantes, puedes comenzar a separar tus tareas en los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower.

Los 4 cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Tener una larga lista de tareas pendientes puede parecer abrumador, pero el objetivo de la matriz de Eisenhower es analizar estas tareas una por una y separarlas en cuadrantes. Cuando puedas ver tus tareas en sus categorías correspondientes, podrás programarlas y dedicarte al trabajo que sea más importante.

Cuadrante 1: Hacer

El cuadrante uno es el cuadrante “hacer”. Aquí es donde colocarás las tareas que sean urgentes e importantes. Cuando veas una tarea en tu lista de pendientes que debes realizar y que no hacerlo tendría claras consecuencias porque afecta tus objetivos a largo plazo, colócala en este cuadrante.

No debería haber dudas en cuanto a qué tareas pertenecen a este cuadrante porque son las tareas que van directas a resultados. Son las actividades de alta rentabilidad para tu negocio. Son las tareas que van ayudarte a que consigas tus objetivos.

Cuadrante 2: Planificar

El cuadrante dos es el cuadrante “planificar”. Aquí es donde colocarás las tareas que no son urgentes pero que son importantes. Estas tareas afectan igualmente a tus objetivos pero no tienen que realizarse de inmediato, por lo que puedes programarlas para más adelante, siendo importante ponerles una fecha límite para realizarlas.

Cuadrante 3: Delegar

El cuadrante tres es el cuadrante “delegar”. Aquí es donde colocarás las tareas que son urgentes pero que no son importantes. Estas tareas se deben realizar lo antes posible, pero no afectan directamente a tus objetivos.

Estas tareas probablemente no requieran de ti y podrían realizarse por otras personas del equipo que podrían realizarlas por ti con la misma calidad e incluso mayor si se delegan en las personas adecuadas con el compromiso de hacerse responsables de su ejecución por parte de las personas a quienes se delega y con el compromiso de supervisar su realización por parte de la persona que las delega.

Cuadrante 4: No hacer

Una vez que hayas analizado tu lista de pendientes y colocado las tareas en los primeros tres cuadrantes, notarás que aún te quedan algunas tareas. Las tareas que quedan no son urgentes ni importantes.

Estas distracciones sin importancia y sin urgencia simplemente se interponen en tu camino para lograr tus objetivos. Coloca estos elementos restantes de tu lista de tareas pendientes en el cuarto cuadrante, que es el cuadrante “no hacer”.

Para qué sirve la matriz de Eisenhower

Este modelo de cuadrantes prioritarios tiene un impacto directo en la gestión de procesos y se utiliza para:

• Organizar las actividades según la urgencia y la importancia.
• Garantizar una mayor claridad en las actividades empresariales.
• Resolver los posibles problemas que puedan surgir en el día a día.
• Mejorar la productividad personal y de las empresas.
• Agilizar la ejecución de los procesos.
• Reducir el tiempo de toma de decisiones.

La matriz de Eisenhower puede utilizarse para planificar las tareas diarias, semanales o mensuales y puede emplearse en todas las áreas de tu vida.

Cómo aplicar la matriz de Eisenhower

Haz un listado con todas aquellas tareas que tienes que realizar bien a nivel individual, si quieres mejorar tu productividad personal, bien a nivel de empresa con el fin de mejorar la productividad de tu negocio. A continuación asigna cada tarea a uno de los cuatro cuadrantes en función del grado de importancia y urgencia. Este es un paso clave para que realmente sea efectiva la matriz de Eisenhower. Seguidamente comienza a ejecutar tu matriz de acuerdo con lo establecido.

La matriz de Eisenhower es un proceso sencillo de diseñar. A continuación, verás tres pasos importantes en la construcción de esta herramienta.

1. Dibuja el cuadrante

El primer paso es dibujar la matriz de Eisenhower. Se trata de un plano cartesiano dividido en cuatro cuadros. El eje horizontal indica el nivel de urgencia y el eje vertical el nivel de importancia. El cruce de estos ejes da lugar a la prioridad de los cuadrantes.

2. Define las tareas de cada área

Enumera las actividades según las características de cada eje. Para situarlos en el cuadrante, analiza su importancia y urgencia y cruza ambos aspectos.

3. Delega las tareas según el potencial de cada colaborador

Haz la distribución de tareas, según las funciones de cada colaborador, sus potencialidades y, por supuesto, siempre alineado a la planificación estratégica del negocio.

Como ves, la matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar tus actividades según su urgencia e importancia. Con esta herramienta, dividirás tus tareas en cuatro cuadrantes donde verás claramente: cuáles realizarás primero, cuáles programarás para más tarde, cuáles delegarás y cuáles no harás.

Finalmente, un consejo útil: Si en vuestras reuniones de empresa dudáis en qué temas comenzar a tratar primero podéis tener en cuenta la matriz de Eisenhower y establecer qué temas abordaréis primero, qué temas planificaréis para más adelante, qué asuntos delegaréis y qué asuntos ni siquiera trataréis. De esta manera garantizaréis que el tiempo empleado en la reunión es utilizado de la mejor manera posible.